Как мы внедряли агентскую схему у клиента: От сложностей к автоматизации

Проблематика

Наш клиент — одна из крупнейших и динамично развивающихся аптечных сетей Северо-Запада — столкнулся с серьёзной проблемой: процесс перевыставления агентских услуг отнимал слишком много времени и ресурсов.

Существовавшая схема была непрозрачной и неудобной. Её суть заключалась в следующем:

• юридическое лицо холдинга, отвечающее за закупки, выступало связующим звеном между двумя сторонами: с одной стороны — производителями лекарственных препаратов, с другой — аптечными юридическими лицами холдинга;
• аптечные юрлица фактически оказывали услуги производителям лекарств (например, обеспечивали выкладку товара на полках);
• поскольку прямых договоров с производителями у аптечных юрлиц не было, эти услуги формально отражались как «скидка» при закупке лекарств у холдинга.

Сотрудники тратили значительные временные ресурсы на ручное оформление и расчёты, а сам механизм учёта услуг был недостаточно прозрачным. Всё это требовало кардинального пересмотра и оптимизации.

Что сделали

Мы разработали комплекс решений, который позволил существенно упростить работу. Ниже — ключевые шаги проекта.

1. Промоделировали и настроили учёт агентских услуг в системах

Для корректного отражения агентских операций мы:

• добавили необходимые настройки в систему учёта;
• для каждой организации задали Основное подразделение для оформления агентских услуг;
• оформили договоры между юридическими лицами холдинга, закрепив агентские отношения.

При оформлении реализаций стали использовать соответствующий вид документа, отражая услуги как агентские.

2. Организовали распределение агентских вознаграждений

Разработали механизм, который позволяет гибко распределять агентские вознаграждения между участниками:

• создали специальный инструмент для фиксации ключевых параметров распределения — перечня аптечных юрлиц‑получателей, их договоров и долей вознаграждения;
• предусмотрели возможность регулярно обновлять пропорции распределения с учётом изменения объёмов работы юрлиц;
• внедрили автоматическую проверку корректности данных — система следит, чтобы суммарная доля всех участников всегда составляла 100 %;
• обеспечили интеграцию с другими модулями системы, чтобы автоматически распределять суммы в документах и отчётности.

3. Модернизировали подход к фиксации агентских услуг в документах

Прежняя схема не позволяла детализировать, какое именно аптечное юрлицо и в каком объёме оказало услугу.

Мы изменили механизм:

• при оформлении реализаций сотрудник заполняет специальный раздел документа, посвящённый агентским услугам;
• для каждой услуги явно указывается целевое аптечное юрлицо‑исполнитель;
• система автоматически формирует необходимое количество строк: каждая строка соответствует отдельному юрлицу и отражает объём оказанных им услуг.

Результат:

• полная прозрачность распределения услуг между юрлицами;
• корректное отражение агентских операций в учёте;
• удобство формирования отчётности.

4. Автоматизировали формирование отчётов комитенту

В конце квартала запускается специальная обработка, которая:

1. автоматически собирает данные по всем аптечным юрлицам и их договорам;
2. позволяет пользователю указать период и при необходимости скорректировать реквизиты;
3. по команде создаёт отчёты комитенту для каждого аптечного юрлица.

Отчёты включают:

• перечень услуг;
• суммы;
• расчёт вознаграждения (с выделением НДС).

5. Организовали обмен данными между базами

Обеспечили синхронизацию:

• отчётов комитенту (со стороны холдинга) и отчётов комиссионера (со стороны аптек);
• счетов‑фактур: перевыставленные счета‑фактуры от аптек загружаются обратно в систему холдинга.

6. Интегрировали процесс с ЭДО

• счёт‑фактура на агентское вознаграждение выгружается в систему электронного документооборота для подписания;
• система автоматически отслеживает статус подписания документа со стороны аптечного юрлица;
• перевыставленные счета‑фактуры подписываются внутри системы и хранятся в виде прикреплённых файлов (PDF + файл с электронной подписью) — это позволяет оптимизировать расходы.

7. Доработали обработку для конвертации старых документов

Создали инструмент, который помогает перевести ранее оформленные документы в новый формат:

• берёт данные из старого раздела документа, где раньше фиксировались услуги;
• переносит информацию в новый раздел, предназначенный для агентских услуг;
• распределяет суммы в соответствии с утверждёнными пропорциями.

Этот инструмент используется эпизодически — когда нужно привести единичные документы к новому формату.

Контроль взаиморасчётов

Для контроля задолженности по агентским услугам используются стандартные отчёты с настройкой по виду договора. С их помощью можно:

• в системе холдинга — просматривать задолженность по каждому аптечному юрлицу;
• в системе аптек — отслеживать задолженность перед головным юридическим лицом.

Итоги внедрения

Достигнутые результаты:

1. Сокращение временных затрат. То, что раньше занимало 1–2 дня, теперь выполняется гораздо быстрее благодаря автоматизации.
2. Прозрачность расчётов. Система чётко распределяет агентские услуги и суммы между аптечными юрлицами согласно утверждённым пропорциям.
3. Автоматизация документооборота:
   • отчёты комитенту формируются автоматически;
   • обмен документами с аптеками организован через синхронизацию баз.
4. Эффективное использование ЭДО:
   • автоматизировано подписание ключевых документов;
   • оптимизированы расходы за счёт выборочного использования сервиса электронного документооборота.
5. Сохранение исторических данных. Инструмент для конвертации старых документов обеспечил плавный переход на новую схему без потери информации.

Конечный результат

Клиент получил удобный, прозрачный и быстрый механизм работы с агентскими услугами, который существенно облегчил работу бухгалтерии.